Mail的时效与技巧

1、非即时性：代表有足够的时间review mail撰写是否完整、合适。内容不应该出现错别字。

2、传递路径

   新人朋友一定注意的 邮件传递路径：

   A、回复他人的邮件时，切忌保证上一封邮件的主送对象与CC对象，避免遗漏或新增（确实需要新增，需要考虑到之前邮件对其保密程度与已经其他收件人的意见）

   B、本人为邮件的主送对象时，需回复给出开始执行、计划、执行结果或疑问等

   C、本人为邮件的抄送对象时，需关注邮件信息，检查是否有需要协助的内容，如触及本人利益或原则，应当及时指出（有很多朋友看到自己在cc栏里面，事不关己，直接拖进废件箱，这是不对的）

   D、避免越级 当自己与多人同为主送收件人时，应征求其他收件人的意见，如有上级，优先其回复

   E、如本人为邮件的发起者，一定要注意回路。所谓回路，做到邮件信息对初始发送对象的完整性，避免有因无果，有头无尾的邮箱。经过几轮转发、回复后。一定要有结论产生，告知大家

3、持续散播

a)收件人可能增加、扩散：留意在增加收件人的同时，是否夹带着不应该出现的mail历史纪录。

b)主观上我们一定要相信mail是极有可能转寄给不可得知的人员（你个人是无法控制的），所以只要是台面上的正式mail，都应该正视、严肃，就事论事。

       4、白纸纸黑字、日期时间、相关收件人员：留存记录，但不要在信件内容描述中，把mail当作证据，这样会有警告与挑衅对方的意味。

5、仅文字呈现

避免语气误解问题，避免使用无谓的标点符号

a、如...或多余空白，会显得不正式

b、避免使用!或多个?

§容易营造成挑衅的语气

§惊叹号只用来赞美、感谢、佩服等正面句子

        6、每次皆单向传递：任何一次的寄信，都要以收件者角度思考如何撰写，可以让收件人最轻松，甚至对方不用回信也可以达到通知或决策目的。

附加功能

重要性

a) 重要决策

b) 急迫性高

c) 帮助收件者筛选优先mail

读取回条

a) 绝对需要确认收件者有收到此mail的情况

b) 内容应补充说明，阅读完请回传读取回条

读取回条绝大部分的人都会按取消传送，一来人都有保护隐私的天性，二来地位不对等时，上级可能有 向下报告读取信件完毕的错觉。

投票

要留意副作用，乱设定重要性或读取回条，会造成收件人的反效果。

例如明明不重要，却标示重要性高，会有发信人自我膨胀的意味。

其他注意事项

字体

o 大小适中：font size 12-14或五号

o 宋体或微软雅黑（个人喜好）

o 颜色建议不超过三种：黑、蓝、红

签名档

o 中英文名字

o 职称

o 部门

o 公司

o 联络方式

附件

o 应避免过多文件，或过大文件，若过多或过大应寻找其他方式分享

信件备份与分类

o folder分类

o 导出较通用的eml格式

提及日期，请记得把绝对日期补充上去

o 例如：明天(12/3 五)一起吃晚餐

   善于利用表格、图示呈现重点（这一点非常重要，特别是测试结论，图表的说服力强很多）

本文完